Jak organizovat svůj čas

Využijte zkušeností naší profesionálky, která vám nabízí jednoduchý návod na řešení jednoho z klíčových problémů, který se týká každého z nás; jak manažerů, tak i například pracující maminky či studenta.

Nechte se inspirovat a hlavně: buďte v pohodě! :-)

Napadlo vás někdy, že kdyby měl den alespoň o pár hodin víc, určitě byste lépe stíhali všechno, co potřebujete udělat?
Že nejdřív musíte dodělat všechnu tu práci, která vám „visí" v kanceláři a až to bude hotové, konečně si zajdete
na masáž nebo na cvičení, přečtete si tu pěknou knížku, o které vám říkal kamarád, navštívíte kamarádku, začnete jezdit
na kole, nebo chodit do práce pěšky, jak už si tolik let slibujete? Až...

Máme pro vás špatnou zprávu. Slovo „AŽ" znamená v našem slovníku většinou „NIKDY". A šance, že den bude mít o pár hodin víc je také celkem malá. Času prostě máme a budeme mít pořád stejně a nikdo ten rébus za nás nevyřeší.
A teď ta dobrá zpráva. Vyřešit ho můžete elegantně sami a my vám k tomu na následujících řádcích nabízíme pár tipů
a inspirací, které považujeme za užitečné.

Mark Forster, autor knihy Udělej to zítra, říká, že existují jen 3 důvody, proč nestíháme nebo „nemáme čas"
(jak už jsme řekli, všichni ho máme pořád stejně):

1. Své práci věnujeme příliš málo času
2. Práci si špatně organizujeme
3. Máme příliš mnoho práce, kterou není reálně možné v daném čase stihnout

Pojďme společně prozkoumat každý z těchto důvodů zvlášť.

1. Své práci věnujeme příliš málo času

Tohle asi nebude úplně ono. Většina z nás pracuje více hodin, než by bylo zdrávo. A pokud by pro vás platilo, že v práci trávíte málo času, nabízí se jednoduchá náprava. Prostě víc pracujte.
S časem, který věnujeme své práci, souvisí ještě jedna zajímavá myšlenka. Prozkoumejte, kolik času, který v práci pobýváte, se věnujete skutečně produktivní činnosti?

Nabízíme vám první tip: VYPRACUJTE SI ČASOVÝ SNÍMEK
Jednoduše po dobu jednoho týdne zaznamenávejte pečlivě každý den, jakým činnostem věnujete svůj čas, kdy dosahujete nejlepšího výkonu a co vás od něj odvádí. Časový snímek je výborný odrazový můstek pro další práci.

2. Svou práci si špatně organizujeme

Tady se nabízí několik zajímavých tipů. Na začátek mi dovolte krátký příběh.
Dřevorubec v lese řeže strom. Dře jako blázen, pot mu stéká po čele a velmi usilovně a intenzivně tahá pilou z jedné strany kmene na druhou. Jde kolem druhý dřevorubec a říká:
„Prosím Tě, co tady děláš?" „No, řežu strom, však vidíš, dělám, co můžu, abych to stihl, protože do večera to musím mít hotové." „Aha, a proč si proboha nenabrousíš tu pilu?" „Protože na to právě nemám čas, však jsem ti říkal, že to do večera musím stihnout!"
Připomněl vám náš příběh nějakou situaci z vašeho života?

Náš druhý tip zní: NABRUŠTE PILU. Zastavte se a naplánujte si, co potřebujete udělat tenhle měsíc / týden / den. Zaměřte se na to, co je pro dané období nejdůležitější. Vytvořte si externí spolehlivý systém, abyste nemuseli vše držet ve své přetížené hlavě a mohli celou kapacitu své mysli využít na práci s vědomím, že všechny informace máte utříděné někde mimo svoji hlavu. Výbornou inspiraci v tomto směru nabízí kniha "Mít vše hotovo" od Davida Allena.
Když už jste se dobře naplánovali, přichází čas vlastní práce.

A tady je náš další důležitý tip: SOUSTŘEĎTE SE A OMEZTE NAHODILÉ VLIVY. Představte si, že vaše práce je vytáhnout těžký kbelík plný vody na balkon do druhého patra. Taháte za provaz a už jste v polovině cesty, když zazvoní telefon a vy jdete spustit kbelík zpátky na zem, vyřešit telefon a pak začít svou práci úplně od začátku. To se může opakovat i několikrát za sebou a nikam to nevede. Vytvořte si takový prostor, abyste se mohli plně soustředit na svou práci.

PRACUJTE V BLOCÍCH. Vyřizujte podobné úkoly v časově omezených blocích. Například na vyřízení emailů si vyhraďte čas 2x denně (ráno a odpoledne) vždy na 1 hodinu.

ZAČNĚTE S VELKÝMI A DŮLEŽITÝMI ÚKOLY. Máme tendenci odkládat úkoly, které jsou důležité nebo náročnější. Zkušenost ale jednoznačně ukazuje, že právě s takovými bychom měli začít a drobné úkoly plnit v mezičase. Tak se nám podaří dosahovat vysoké efektivity.

BUĎTE PROAKTIVNÍ. Nečekejte na to, co se stane, a nenechte se vláčet událostmi. Vy sami jste tvůrci svého života.
Na vás záleží, jak bude váš život, práce a čas vypadat.

ODPOČÍVEJTE A UDRŽUJTE SVOU MYSL SVĚŽÍ. Když pracujeme za každou cenu bez ustání, naše výkonnost
se snižuje. To nejlepší, co pro sebe můžeme udělat, často bývá dát si pauzu.

3. Máme příliš mnoho práce, kterou není reálně možné
v daném čase stihnout

Často se setkáváme s tím, že naši klienti říkají „naučte nás lépe organizovat čas, abychom stihli všechno, co stihnout musíme". Někdy to ale jednoduše není možné proto, že to, co po sobě chceme, není v lidských silách.
Jsme zvyklí přemýšlet o prioritách (seřadit úkoly podle toho, které jsou důležité a které méně). Co kdybychom namísto toho začali ještě o úroveň dřív.

Náš další tip zní: PŘEMÝŠLEJTE O SVÝCH ZÁVAZCÍCH
Když už se k něčemu zavážeme, je dobré třídit priority. Ale nestává se nám v našem životě, že si na sebe prostě bereme příliš mnoho závazků a pak si nevíme rady, co s nimi?
Jedno americké přísloví říká: „Say no to the good, so that you can have the best", neboli „Řekněte NE tomu, co je dobré, abyste mohli mít to NEJLEPŠÍ".
A to je velké umění života. Přemýšlejte nad tím, co je to nejlepší, co chcete mít ve svém životě. Čemu ve svém životě chcete říct své „ANO".

Pojďte si s námi udělat malé cvičení na závěr. Budete k němu potřebovat papír a tužku.

Představte si, že se teď na chvilku můžeme společně přenést do budoucnosti. Vám je teď krásných osmdesát let a právě
v tuhle chvíli se koná velká oslava vašich narozenin. Máte kolem sebe všechny své blízké, rodinu, přátele a kolegy. V jedné chvíli jste nepozorováni zůstali v rohu místnosti a můžete si poslechnout nejdůležitější lidi ve vašem životě, jak o vás mluví. Co byste chtěli slyšet své přátele, rodinu, kolegy o vás říkat?

Své odpovědi si zapište a řiďte se jimi.
Pamatujte na to, že nejdůležitější člověk ve vašem životě jste vy. Vytvářejte svůj život tak, aby vám v něm bylo dobře, protože jen tak je to život smysluplný a udržitelný ve všech rovinách. My vám ve vašem úsilí držíme palce a přejeme mnoho úspěchů.

Autor: Kateřina Kryllová

Zdroje: Člověk a čas - Petr Pacovský, Udělej to zítra – Mark Forster, Mít vše hotovo – David Allen; vlastní život a zkušenosti

Momentálně je tento modul ve vaší prezentaci nedostupný. Kontaktujte prosím svého prodejce.

Další články